Methoden

Reflektionsgespräche in den Einrichtungen

Im gesamten Projektverlauf fanden zur Auswertung der einzelnen Projektphasen Reflektionsgespräche in den Einrichtungen statt. Beteiligt waren dabei immer die Multiplikatoren und die Einrichtungsleitungen. Dazu kamen weitere Beteiligte wie bspw. Vertrauenspersonen, Jugendliche (die in Funktion eines Heimrates aktiv sind), Mitarbeitende aus entsprechenden Arbeitskreisen, Projektgruppen, Bereichsleitungen und Teamleitungen.

Die Gespräche waren mit einem Gesprächsleitfaden vorstrukturiert und fanden im Sinne eines zwei- bis dreistündigen Audits statt.

Die Einrichtungsleitungen bzw. das Leitungsteam hatten eine zentrale Bedeutung und Funktion in diesem Prozess, da es für die gelingende Implementierung eines Teilhabe- und Beschwerdeverfahrens eine klar erkennbare Haltung der Einrichtungsleitung braucht. Partizipation muss auf zuallererst auf der Leitungsebene gewollt sein und gelebt werden. Durch die Einrichtungstermine waren die Einrichtungsleitungen zu Beginn jeder Projektphase stark in den Prozess involviert.

Eine gemeinsame Reflektion der bereits vorgenommenen Schritte und ihrer internen Wirkung war dadurch ebenso möglich wie die Abstimmung des weiteren Prozessverlaufs. Insgesamt fanden drei Einrichtungstermine (Ist-Stand-Analyse, Zwischenauswertung, Erprobungsphase) in diesem Rahmen statt.

Ist-Stand-Analyse

Zwischen dem 01.06.2014 und dem 30.09.2014 fanden in den 13 Einrichtungen die Ersttreffen statt. Dabei wurden mit den Einrichtungs-leitungen die Inhalte, der Fokus und die Ziele des Projekts durchgesprochen und mit den einrichtungsspezifischen Rahmenbedingungen abgestimmt.

Weitere inhaltliche Aspekte waren:

//die Einrichtungen vor Ort mit ihrem jeweiligen spezifischen Kontext (örtliche Lage, Einrichtungsgröße,
Bereiche, Angebote und Zielgruppen, zentrale-dezentrale Ausrichtung) kennenzulernen
//die Einrichtungsstruktur (Hierarchie, Kommunikationsstrukturen, Foren und AKs) der Einrichtungen zu verstehen
//den Stellenwert des Projektes für die Einrichtungen, die zur Verfügung gestellten personellen und zeitliche Ressourcen für das Projekt und die Klärung der Aufgabenbereiche, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
im Prozess festzustellen
//die zentrale Rolle der Einrichtungsleitungen zu vermitteln, wenn das Thema Partizipation im Sinne des Projektes
als dialogischer Einrichtungsentwicklungsprozess verstanden werden soll
//die Einbindung der Multiplikatoren sowie weiterer Beteiligter in die internen Kommunikationsstrukturen zu fördern
//die frühzeitige Einbindung der Kinder und Jugendlichen in das Projekt zu gewährleisten
//den aktuellen Stand beim Thema Partizipation sowie Erfahrungen und Beispiele gelingender
Beteiligung festzuhalten
//die Planung der nächsten Schritte zu besprechen
//die Bedarfe und Wünsche an das Projekt zu formulieren

Dokumentiert wurden diese Punkte von den Multiplikatoren als „Ist-Stand Analyse“

Wesentliche Erkenntnisse der Ist-Stand-Analyse waren:

//Ein gemeinsames Projekt mit 13 beteiligten Einrichtungen bedarf einer guten Koordination
//Die heterogene Trägerlandschaft bzgl. Angebote, Platzzahl, Mitarbeiterzahl… lässt Vergleiche nur bedingt zu
//Die Ausgangssituationen der Einrichtungen, was den Partizipationsstand angeht, waren sehr unterschiedlich – teilweise auch in den verschiedenen Bereichen innerhalb der Einrichtungen
//Die unterschiedlichen Tempi bei den Prozessen brauchen eine individuelle und flexible Anpassung an den Projektverlauf
//Die zum Teil erheblichen räumlichen Entfernungen zwischen den Trägern (Mulfingen – Ravensburg oder Stuttgart – Leutkirch) erfordern ein effizientes Zeitmanagement, eine stringente Jahresplanung sowie eine aktive Kommunikation unter den beteiligten Einrichtungen zwischen den Terminen

Das Projekt bot den beteiligten Einrichtungen eine große Chance, Gemeinsamkeiten zu entdecken und Synergieeffekte zu nutzen. Durch eine kooperative Haltung und Zusammenarbeit („Nehmen und Geben-Haltung“) konnten themenbezogene Arbeitsgemeinschaften gebildet werden.

Zwischenauswertung

Die zweite Reflektionsrunde in den Einrichtungen fand zwischen Juli und Dezember 2015 statt. Der inhaltliche Schwerpunkt der Gespräche lag dabei auf der strukturellen Ebene:

Projektorganisation:

//Wie wurden die Multiplikatoren intern eingebunden?
//Wie wurden die Aufgabenbereiche, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten geklärt?
//Sind die zur Verfügung gestellten Ressourcen ausreichend für den Arbeitsauftrag?

Kommunikationsstruktur:

//Wie sind die Ebenen Einrichtungsleitung – Mitarbeitende – Kinder/Jugendliche/Eltern miteinander vernetzt?
//Wo wird in der Einrichtung über Partizipation gesprochen? Welche Foren/Arbeitskreise o.ä. gibt es dazu?

Kommunikationskultur:

//Gibt es Indikatoren für ein „beteiligungsfreundliches“ Klima?
//Feedback – gibt es schon Rückmeldungen von den Mitarbeitenden und von den Kinder/Jugendlichen/Eltern?
//Soll eine Zufriedenheitsbefragung durchgeführt werden?

Kickoff:

//Wie wurde das Thema Partizipation in der Einrichtung implementiert?

Reflektion bisheriger Projektverlauf:

//bisherige Schritte – was wurde erarbeitet und umgesetzt?
//Wo zeigt sich gelingende Partizipation in der Einrichtung?
//Welche Konzepte, Strategien und Werkzeuge haben sich dabei bewährt?
//Was sind dabei gelingende Faktoren? Gibt es Stolpersteine?
//„Partizipation als gelebte Alltagskultur“ - gibt es da Veränderungen im Projektverlauf?

Aus den Gesprächen sowie aus den Rückmeldungen der Multiplikatoren ergaben sich diese Erkenntnisse:

//In allen Einrichtungen war die Leitungsebene direkt am Prozess beteiligt. Dies gelang über gemeinsame Teamsitzungen oder direkte Gesprächen zwischen den Einrichtungsleitungen und den Multiplikatoren.
Der Gesprächsturnus variierte allerdings.
Als hilfreich erweist sich hier, Partizipation als festen TOP im Besprechungswesen zu etablieren
(wiederkehrend und nachhaltig) und Termine in die Jahresplanung aufzunehmen.
//Über Foren und Arbeitskreise wurden weitere Mitarbeitende in den Prozess involviert. Zudem wurde der Fokus
in bereits bestehenden Gremien auf Partizipation gerichtet.
Um Partizipation im Sinne eines dialogischen Einrichtungsentwicklungsprozesses zu gestalten und als Einrichtungskultur in der Breite zu verankern, sollten alle in der (Gesamt-) Einrichtung agierenden Personen
(Kinder und Jugendliche, Eltern, Einrichtungsleitung, Mitarbeitende/Vertreter aller Bereiche) miteinbezogen sein.
//In der Regel hatten die Einrichtungen einen Multiplikator für das Projekt beauftragt.
Es braucht einen „Kümmerer“ für die Einrichtung, der die Prozesse steuert und sich kontinuierlich und verbindlich darum kümmern kann. Das Thema Partizipation sollte aber perspektivisch in der Einrichtung verbindlich auf
mehreren Schultern verteilt sein und zunehmend strukturell verankert werden, damit die Einrichtung bei einem
Personalwechsel nicht wieder bei „Null“ anfängt.
//Da der Aufgabenbereich der Multiplikatoren sehr umfangreich und verantwortungsvoll ist, war vom Projekt aus
ein Stellenumfang von 20% vorgesehen.
Für den Prozess und die Implementierung des Themas braucht es Zeit. Es zeigte sich, dass Einrichtungen/
Multiplikatoren mit einem entsprechenden Zeitbudget sich aktiver am Projekt beteiligen konnten.
//Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten für das Thema Partizipation waren zu Beginn zu klären.
Das Thema Partizipation muss gut geplant in der Einrichtung implementiert werden. Die Mitarbeitenden und
die Kinder/Jugendlichen/Eltern müssen behutsam an das Thema herangeführt werden.

Auswertung Projektphase

Ab Mitte 2015 suchten sich die Einrichtungen ein Projektthema, anhand dessen sie ihr Partizipationsmodell testen wollten. Reflektiert wurden die dabei gemachten Erfahrungen beim 3. Einrichtungsbesuch, der in den Einrichtungen zwischen Juni und September 2016 stattfand.

Der Fokus war zunächst nochmals auf die Kommunikationsebene gerichtet, um die Basis für einen gelingenden Partizipationsprozess zu gewährleisten:

//Wie wurde das Projekt eingeführt?
//Wie wurde über das Projekt informiert?
//Wer war dabei involviert? Und wofür verantwortlich?
//Wie sind die 3 Einrichtungsebenen (Einrichtungsleitung-Mitarbeitende-Kinder/Jugendliche/Eltern) dabei vernetzt?

Mit den folgenden Fragestellungen konnten die Einrichtungen ihre Erfahrungen mit „ihrem Partizipationsmodell“ reflektieren:

//Wie sind wir zu "unserem Weg" und zu unseren Instrumenten gekommen?
//Welche Entwicklungsschritte gab es dabei?
//Welche Konzepte, Strategien und Werkzeuge haben sich dabei bewährt?
//Welche Erkenntnisse/welche Erfahrungen gab es im Verlauf?

Im Sinne der Nachhaltigkeit galt es daraus, Gelingendes zu verschriftlichen und somit abzusichern. Stolpersteine konnten analysiert und Alternativen daraus entwickelt werden. Zudem war es an der Zeit, dass sich die Multiplikatoren von den Kindern/Jugendlichen, den Mitarbeitenden und den Einrichtungsleitungen ein Feedback zur Wirkung der Partizipation als gelebte Alltagskultur einholten:

//Gab es Entwicklungen/Veränderungen in Bewusstsein/Haltung/Einrichtungskultur im Projektverlauf?
//Und welche Entwicklungsprozesse haben das bewirkt?
//Gab es einrichtungsspezifische Besonderheiten im Projektverlauf?

Welche Chancen und welchen Nutzen hatte dieses Partizipationsmodell für die Einrichtung? Im Sinne eines Good Practice - Berichts haben die Einrichtungen ihre Partizipationsmodelle, ihre Erfahrungen und die dadurch erzielte Wirkung beschrieben.